展会礼品数量不宜只按展会总客流估算。上海展会礼品采购可以结合展位目标、领取规则、展期和补货能力，建立更可执行的数量计划。
从展位实际接待能力出发
展会公布的观众规模不等于每个展位的到访人数。先结合团队人数、展位面积和交流方式估算可接待量，再确定赠礼比例。已有类似活动记录时，可参考真实发放数据，并说明本次条件有什么不同。
按礼品用途分别测算
普遍发放、互动完成和预约洽谈的礼品，应使用不同的估算基础。上海促销活动礼品如果与登记或体验挂钩，规则要简单清楚。不要把同一参与者可能多次到访的次数，全部视为独立收礼人数。
给分日库存设置调整空间
可按展期和预计高峰分配库存，首日观察实际消耗与交流情况，再调整后续发放。提前了解补货所需时间与最小数量，不能假设临时追加总能及时到场。备用库存由专人管理并记录领用。
复盘应同时看消耗与效果
记录发放量、损耗、余量及主要领取场景，结合有效交流情况判断配置是否合理。礼品消耗快可能源于规则宽松，不能单独说明推广成功。剩余通用物品妥善入库，日期款则单独评估后续用途。
